Szukając pracy wielokrotnie rozsyłaliśmy lub roznosiliśmy takie życiorysy zawodowe w nadziei zainteresowania potencjalnego pracodawcy naszą kandydaturą. Czy po wejściu w życie RODO praktyka polegająca na masowym rozsyłaniu/roznoszeniu swojego CV jest nadal legalna? Jak przygotować CV „zgodne z RODO”?
Curriculum vitea jest najpopularniejszą formą prezentacji swojej kandydatury przyszłemu pracodawcy. Od życiorysu literackiego odróżnia je przede wszystkim przejrzystość, co nie jest bez znaczenia szczególnie gdy rekruter musi zapoznać się nie z kilkoma, a nawet z kilkunastoma dokumentami i to w bardzo krótkim czasie.
RODO[1] wymaga od administratorów, aby przetwarzając dane osobowe mieli na uwadze zasady określone w art. 5.
W kontekście dzisiejszego zagadnienia najistotniejsze w moim odczuciu będą trzy zasady: zgodności z prawem, ograniczania celu i minimalizacji danych.
Projektując CV musimy mieć na uwadze, że nasz przyszły pracodawca może nie podjąć przetwarzania danych osobowych, jeśli naruszyłby w ten sposób powyższe regulacje. Szczególnie problematyczna może być sytuacja gdy pracodawca otrzyma nasze cv gdy nie ogłoszono naboru na wskazane stanowisko bowiem nie istnieje wtedy cel przetwarzania.
Natomiast w kontekście zasady zgodności z prawem i minimalizacji danych zgodnie z art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 roku Kodeks pracy (t.j. Dz.U. poz. 108) pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujących danych:
- Imię (imiona) i nazwisko
- Imiona rodziców
- Datę urodzenia
- Miejsce zamieszkania/adres do korespondencji
- Wykształcenie (w tym języki)
- Przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Jest to katalog co do zasady zamknięty W związku z powyższym w świetle RODO nie należy umieszczać w cv takich informacji jak:
- Nr PESEL i nr dokumentu tożsamości
- Fotografia
- Miejsce urodzenia
- Zainteresowania i hobby
- Dane dotyczące stanu cywilnego i rodzinnego
- Dane szczególnej kategorii dotyczące stanu zdrowia, niepełnosprawności, wyznania, orientacji seksualnej, poglądów politycznych.
Co równie ważne pracodawca nie ma prawa takich informacji od nas żądać, chyba że obowiązek taki wynika z odrębnych przepisów (np. przepisów branżowych).
Pamiętać trzeba, że stosowanie dotychczasowej klauzuli o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych jest oczywistym błędem. Wynika to z faktu, że pracodawca prowadząc rekrutację przetwarza nasze dane osobowe co do zasady nie na podstawie naszej zgody, a na podstawie art. 6 ust. lit. b tj. podejmując czynności zmierzające do zawarcia umowy. Dotyczy to oczywiście tylko tych danych, których może od nas żądać w świetle wspomnianej wyżej zasady zgodności z prawem.
Jak łatwo zauważyć katalog wynikający z z art. 221 kodeksu pracy jest węższy od zwyczajowej zawartości cv. W związku z tym dane osobowe wychodzące poza ten zakres (np. numer telefonu, adres e-mail) przetwarzane są już na podstawie naszej zgody. Przy czym warto zaznaczyć, że nasza zgoda została wyrażona już przez fakt konkretnego działania. Innymi słowy wyraziliśmy zgodę umieszczając te dane w cv i przesyłając do potencjalnego pracodawcy. Wszelkie klauzule są w tym wypadku zbyteczne.
Jedynym wyjątkiem są dane szczególnej kategorii dotyczące stanu zdrowia, niepełnosprawności, wyznania, orientacji seksualnej, poglądów politycznych (art. 9 RODO). W kontekście cv będą to najczęściej informacje dotyczące stanu zdrowia (przyznany stopień niepełnosprawności). W tym wypadku konieczne jest jednoznaczne oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie tych danych osobowych. Poniżej zamieszczam jego proponowaną treść:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez administratora w celach związanych z rekrutacją. Podstawa prawna: art. 9 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Europy (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 /WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1)
Na zakończenie chciałbym zwrócić uwagę na jeszcze jedną kwestię. Przesyłając cv w ramach powadzonej rekrutacji musimy być świadomi, że (o ile pracodawca nie określi tego inaczej w ogłoszeniu) zostanie ono wykorzystane jedynie w toku naboru na dane stanowisko, a po zakończeniu tego procesu zgodnie z RODO powinno być przez pracodawcę usunięte.
Chcąc ustrzec się przed powyższym można umieścić w cv stosowną klauzulę pozwalającą pracodawcy na dalsze wykorzystanie naszego cv kolejnych podobnych naborach:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w niniejszym cv przez administratora w celu przyszłych naborów na wolne stanowiska.
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Europy (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 /WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1)
