Zapewne każdy spotkał się ze zjawiskiem skanowania bądź kopiowania dowodu osbistego. Jest to nagmina przaktyka przy zawieraniu różnego rodzaju umów gdzie występujemy w słabszej pozycji, a więc szczególnie przy zawieraniu różnego rodzaju umów telekomunikacyjnych, bankowych, czy nawet wypożyczając sprzęt sportowy (!).
O przypadkach wycieku danych osobowych w postaci skanów lub kopii dowodów osobistych słyszy się od lat. Tzw. „kradziesz tożsamości” to proceder polegający na podszywaniu się pod inne osoby, by np. wyłudzić pożyczki. Proceder ten nasilił się za sprawą tzw. dokumentów kolekcjonerskich, które są łudząco podobne do oryginalnych dowodów osobistych czy praw jazdy. Oszuści posługiwali się nimi w celach przestępczych. Wchodząca w życie ustawa o dokumentach publicznych zakazuje wykonywania i handlu replikami np. dowodów osobistych lub praw jazdy.
Więzienie za replikę
Za sprawą nowych przepisów każdemu, kto wykona, sprzeda lub będzie posiadł w celu zbycia replikę dokumentu publicznego będzie groziła kara grzywny, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. A taką repliką będzie kopia lub odwzorowanie np. dowodu osobistego czy prawa jazdy o wielkości od 75 %. do 120 % oryginału i o cechach autentyczności dokumentu publicznego.
Odpowiedzialność karna, przewidziana w nowych przepisach, nie będzie jednak groziła w przypadku wykonania kserokopii i wydruków komputerowych dokumentów publicznych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
Czy to oznacza, że wykonywanie skanów i kserokopii jest w pełni legalne? Otórz nie w każdym przypadku.
Przede wszystkim osoby, które dziś wykonują kopie dokumentów np. dowodu osobistego czy prawa jazdy powinny rozważyć, czy ich działanie nie naruszy ustawy o dokumentach publicznych. Ponadto warto zwrócić uwagę na legalność pozyskania takich danych osobowych w świetle RODO. Bowiem w świetle zasad wynikających z RODO (art. 5), w bardzo wielu przypadkach kopiowanie dokumentów potwierdzających tożsamość prowadzić będzie do pozyskiwania danych wykraczających poza zakres dopuszczalny przepisami prawa, na podstawie których działają dane podmioty i czy jest niezbędne do realizacji celu przetwarzania (zasada zgodności z prawem i minimalizacji danych).
Co niezwykle ważne podmioty kopiujące np. dowody osobiste nie mogą tego uzasadniać takim celem, jakim jest np. zawarcie umowy. Przykładowo firma telekomunikacyjna ma w Prawie telekomunikacyjnym wskazany obwiązek przetwarzania danych na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych. Musi zatem pamiętać, że może przetwarzać tylko te dane, które są uzasadnione określonym celem przetwarzania. Tymczasem w nowych dowodach osobistych widnieją dane, które są zbędne dla potrzeb zawarcia umowy, jak np. nasz wizerunek, płeć, obywatelstwo. Ponadto w starszych dokumentach dodatkowo był podany nasz wzrost i kolor oczu, a informacje te nie są potrzebne przedsiębiorcy.
Jeśli w przeszłości zgodziliśmy się na skopiowanie naszego dowodu, zawsze mamy prawo (korzystając z uprawnień określonych w art. 17 RODO) zwrócić się do administratora z wnioskiem o usunięcie takich danych. Powinniśmy przy tym powołać się na to, że dane te zostały zebrane z naruszeniem prawa i wykraczają poza dopuszczalny zakres. Gdy żądanie to nie zostanie spełnione, przysługuje nam prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO, w której należy też wskazać oczekiwania wobec organu ds. ochrony danych osobowych (np. wydanie decyzji nakazującej usunięcie danych).
Niekiedy ksero jest dopuszczalne
Należy jednak pamiętać, że w niektórych przypadkach wykonanie kserokopii dowodu osobistego będzie legalne. Kopie naszych dokumentów często są wykonywane przez banki. Taka praktyka jest dopuszczalna tylko w określonych sytuacjach. Nie powinna być stosowana np. w przypadku zakładania konta, sprawdzania zdolności kredytowej czy zawierania umowy kredytowej. Natomiast w świetle art. 112b ustawy Prawo bankowe instytucje te uprawnione są do przetwarzania danych zawartych w dokumentach tożsamości. Natomiast na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (art. 34 ust. 4), część podmiotów może sporządzać kopie dokumentów tożsamości klienta (np. dowodu osobistego) na potrzeby stosowania przez nie środków bezpieczeństwa finansowego.